Як підключитися до KSeF
Крок за кроком інструкція
KSeF (Krajowy System e-Faktur) - це державна система електронних рахунків-фактур в Польщі. Щоб компанія могла нормально працювати з KSeF, потрібно пройти кілька етапів підготовки. Нижче пояснюємо весь процес простим і зрозумілим мовою.
Перші три етапи виконуються в спеціальному модулі - Модулі сертифікатів і прав (MCU). Це частина системи KSeF, через яку:
з 01.11.2025 до 31.01.2026
можна видавати права доступу користувачам KSeF 2.0 і подавати заявки на сертифікати:
• надавати права доступу користувачам системи KSeF 2.0,
• подавати заявки на отримання сертифікату KSeF і скачати їх.
з 1 лютого 2026 року
Цей модуль стане частиною основного «Прикладів платнику податків KSeF».
Етап 1. Вхід і підтвердження особистості в KSeF
Щоб почати роботу з системою, потрібно підтвердити свою особистість. Це можна зробити трьома способами:
- Profil Zaufany (Довірений профіль) - безкоштовний і найпопулярніший варіант для підприємців,
- Кваліфікований електронний підпис з NIP або PESEL платіжний варіант,
- Кваліфікований підпис без NIP і PESEL (так званий «відпечаток сертифікату») - використовується, якщо в сертифікті немає ідентифікаторів і йому заздалегідь потрібно видати права доступу.
Простіше кажучи: спочатку ви повинні «представитися» системі KSeF і довести, що саме ви маєте право діяти від імені компанії.
Етап 2. Видача прав доступу в KSeF
Видача прав доступу в KSeF співробітника або бухгалтерському бюро - один з найважливіших етапів підготовки компанії до роботи в системі. Саме завдяки цьому бухгалтер зможе:
- Видача рахунків,
- завантажувати документи,
- керувати даними компанії від її імені.
Хто може видати права доступу в KSeF?
Право доступу може видати особа, яка:
- має право представляти компанію (наприклад, директор або член правління sp. z o.o., власник ІП, партнер у компанії),
- або вже має в KSeF право «управління правами» (наприклад, керівник офісу або адміністратор бухгалтерського обліку).
- підтвердження конкретної особи, якщо сертифікат виданий на фізичну особу,
- ідентифікація компанії (наприклад, sp. z o.o.), якщо сертифікат виданий на юридичну особу.
Сертифікати KSeF містять особисті дані заявника або дані компанії.
Тому:
- якщо сертифікат оформляється на фізичну особу - подати заявку і отримати його може тільки ця особа,
- І тільки він має право користуватися цим сертифікатам.
У модулі MCU створюються два різних сертифікати:
- Сертифікат KSeF типу 1 - для швидкого і зручного входу в систему KSeF,
- Сертифікат KSeF типу 2 - для спеціальних режимів роботи: offline24, при недоступності системи або в аварійному режимі. Він використовується для відзначення рахунків спеціальним кодом, що підтверджує ідентичність виставника.
Сертифікат KSeF необхідний для відправлення електронних рахунків до KSeF з бухгалтерських програм і комерційних систем.
Строк дії сертифіката - не більше 2 років:
- або з дати, зазначеної в заявці,
- або з дати його фактичної видачі, якщо дату початку не було зазначено.
Обмеження за кількістю сертифікатів:
- для фізичної особи за PESEL - максимум 2 активних сертифікатів і 2 запасних на майбутнє.
Обидва типи сертифікатів створюються окремо.
Етап 3 і етап 4. Створення сертифікатів KSeF
Сертифікат KSeF - це цифровий інструмент, який підтверджує особистість людини або компанії.
Під підтвердженням особистості розуміється:
Етап 5 Як підключити програму для виставки рахунків до KSeF
1. Що означає «підключити програму до KSeF»?
Це означає, що програма для виставлення рахунків:
- відправляє рахунки безпосередньо в систему KSeF,
- автоматично отримує номер KSeF,
- безпечно передає документи клієнтам,
- надає бухгалтерії доступ до всіх документів без пересилання через email або месенджери.
Важливо :
Рахунок вважається виставленим тільки в той момент, коли він прийнятий системою KSeF.
2. Що потрібно для підключення програми до KSeF?
Для підключення необхідно:
- підтверджений доступ компанії до KSeF (Профіль Zaufany, кваліфікована підпис або e-dowód),
- видані права доступу,
- Створений сертифікат KSeF або інший спосіб аутентифікації,
- Програма для виставки рахунків, яка підтримує KSeF (більшість популярних програм вже готові до роботи).
3. Сертифікат KSeF - найбільш рекомендоване рішення
Якщо ви використовуєте програму для виставлення рахунків або ERP-систему, найчастіше рекомендується саме сертифікат KSeF, оскільки він:
- забезпечує постійне автоматичне підключення до KSeF,
- не потребує щоразу входити до системи вручну,
- дозволяє безпечно виводити рахунки безпосередньо з програми,
- Дуже зручний для роботи бухгалтерії та бухгалтерського бюро.
Сертифікат KSeF створюється безкоштовно безпосередньо в системі KSeF.
FAQ - відповіді на часто задавані запитання
Коротко і про справу про підключення до KSeF, доступу, сертифікатів і роботи з електронними рахунками у вашій компанії.
KSeF - це національна система електронних рахунків-фактур, розроблена Міністерством фінансів Польщі, через яку компанії будуть виставляти, відправляти, отримувати і зберігати структуровані електронні рахунки у форматі XML. Система спрощує обмін документами, прискорює обмін даними з податкової та зменшує помилки при виставці рахунків.
KSeF стане обов'язковим з 1 лютого 2026 року для великих підприємств і з 1 квітня 2026 року для інших компаній (за винятком найменших, для яких введення відкладено до 2027 року).
Для входу в KSeF можна використовувати: довірений профіль (Profil Zaufany), кваліфіковану електронну підпис або e-dowód (електронне посвідчення особистості). Після початкової автентифікації можна також застосовувати сертифікат KSeF для автоматичного входу без ручного логіна.
Права доступу до KSeF може видати особа, уповноважена представляти компанію (наприклад, директор або власник) або співробітник з правом «управління правами» в системі (наприклад, керівник бухгалтерського обліку). Це дозволяє бухгалтеру виставляти рахунки і керувати документами від імені компанії.
Сертифікати KSeF підтверджують особистість або юридичну особу в системі. Система генерує два типи сертифікатів: для звичайного входу в KSeF і для роботи в спеціальних режимах (offline або при недоступності системи). Сертифікат діє до двох років, а фізична особа за PESEL може мати до 2 активних і 2 запасних.
Щоб підключити програму до KSeF, потрібно: пройти аутентифікацію в системі, видати права доступу, отримати сертифікат KSeF (або інший спосіб авторизації) і використовувати програму, що підтримує KSeF. Після цього рахунок буде відправлено безпосередньо в систему, автоматично отримуючи номер і підтвердження прийому.
Бухгалтерський облік для ІП в Польщі
- Бухгалтерський облік для JDG в Польщі
Бухгалтерський облік для фірмSp z o.o.
- Бухгалтерський облік для Sp z o.o. в Польщі
Продовжити за вашим завданням
Виберіть послугу або докладне пояснення наступного кроку.
