Етап 5
Як відправити рахунки в KSeF, тобто як підключити програму для виставки рахунків до KSeF
Основна ідея KSeF Це означає, що всі рахунки-фактури знаходяться в одній системі, наданій Міністерством фінансів. Тому в кінцевому підсумку всі компанії будуть зобов'язані відправити рахунки до цієї системи.
Більшість підприємців будуть зобов'язані відправляти рахунки в KSeF з 01.04.2026
У системі KSeF передбачено кілька способів відправлення рахунків:
1. Режим «онлайн» - виставлення рахунків безпосередньо через портал KSeF
У цьому режимі підприємця (або уповноважений користувач) входить безпосередньо в додаток KSeF (наприклад, в додаток платнику податків) і вручну видає рахунок через форму.
- Користувач вводить дані рахунку: продавець, покупця, позиції, ставки податку, дати.
- Система KSeF перевіряє документ, зберігає його як структурований рахунок у форматі XML і приписує йому унікальний ідентифікатор.
- Після прийняття рахунку системою його можна передати покупцеві.
Переваги : не потрібні окрема програма для виставлення фактур та інтеграція.
Недоліки та обмеження: Метод займає багато часу, оскільки вимагає кожного разу вводити всі дані вручну, навіть для повторних рахунків.
2. Інтеграція з програмою для викладання рахунків або ERP
Другий спосіб - виставлення рахунків через інтегровану програму або ERP-систему, яка через API підключається до KSeF.
- Користувач виставляє рахунок в комерційній програмі, програма формує рахунок у форматі XML (за схемою структурованого рахунку) і відправляє його в KSeF від імені платнику податків.
- Після відправлення до системи Міністерства фінансів KSeF перевіряє документ, приписує йому номер і повертає підтвердження прийому (UPO).
- Завдяки цьому підприємця може автоматично виставляти рахунки, зменшуючи до мінімуму ручний вклад і помилки.
Важливо : Рахунок вважається виставленим тільки в момент його прийняття системою KSeF.
Переваги : Автоматизація, висока ефективність, менше помилок.
Недоліки: необхідно, щоб програма для видання рахунків підтримувала KSeF і була правильно налаштована інтеграція.
Якщо вам потрібно спочатку створити звичайний рахунок і отримати документ PDF, скористайтеся нашим інструментом. Завантажити рахунок безкоштовно онлайн.
Що повинен зробити підприємця?
Підприємці, які використовують програми для видання рахунків, повинні піклуватися про їх правильне підключення до системи Міністерства фінансів. Тільки правильна інтеграція дозволяє виставляти рахунки відповідно до вимог законодавства.
Необхідно :
- Перевірте, чи підтримує використовувана програма KSeF.
- Налаштувати програму для виставки рахунків згідно з інструкціями постачальника програмного забезпечення.
До уваги :
KSeF 2.0, тобто робоча (продуктивна) версія системи, буде запущена Міністерством фінансів 1 лютого 2026 року. Тільки з цієї дати стане можливим підключення програми для виставки рахунків.
В даний час доступні тільки демонстраційні та тестові середовища для ознайомлення з системою.
