Как подключиться к KSeF
Пошаговая инструкция

KSeF (Krajowy System e-Faktur) - это государственная система электронных счетов-фактур в Польше. Чтобы компания могла нормально работать с KSeF, нужно пройти несколько этапов подготовки. Ниже объясняем весь процесс простым и понятным языком.
Первые три этапа выполняются в специальном модуле - Модуле сертификатов и прав (MCU). Это часть системы KSeF, через которую:
с 01.11.2025 по 31.01.2026
можно выдавать права доступа пользователям KSeF 2.0 и подавать заявки на сертификаты:
• назначать права доступа пользователям системы KSeF 2.0,
• подавать заявки на получение сертификата KSeF и скачивать их.
с 1 февраля 2026 года
этот модуль станет частью основной «Приложения налогоплательщика KSeF».

Этап 1. Вход и подтверждение личности в KSeF

Чтобы начать работу с системой, нужно подтвердить свою личность. Это можно сделать тремя способами:
- Profil Zaufany (Доверенный профиль) - бесплатный и самый популярный вариант для предпринимателей,
- Квалифицированная электронная подпись с NIP или PESEL - платный вариант,
- Квалифицированная подпись без NIP и PESEL (так называемый «отпечаток сертификата») - используется, если в сертификате нет идентификаторов и ему заранее нужно выдать права доступа.
Проще говоря: сначала вы должны «представиться» системе KSeF и доказать, что именно вы имеете право действовать от имени компании.

Этап 1. Как войти в MCU с помощью Profil Zaufany Пошаговая Инструкция

Этап 2. Выдача прав доступа в KSeF

Выдача прав доступа в KSeF сотруднику или бухгалтерскому бюро - один из самых важных этапов подготовки компании к работе в системе. Именно благодаря этому бухгалтер сможет:

выставлять счета-фактуры,
скачивать документы,
управлять данными компании от её имени.

Кто может выдать права доступа в KSeF?
Права доступа может выдать человек, который:

имеет право представлять компанию (например, директор или член правления sp. z o.o., владелец ИП, партнёр в компании),
или уже имеет в KSeF право «управление правами» (например, руководитель офиса или администратор бухгалтерии).

Этап 2. Как выдать права доступа в KSeF пошаговая инструкция

подтверждение конкретного человека, если сертификат выдан на физическое лицо,
идентификация компании (например, sp. z o.o.), если сертификат выдан на юридическое лицо.

Сертификаты KSeF содержат персональные данные заявителя или данные компании.
Поэтому:

если сертификат оформляется на физическое лицо — подать заявку и получить его может только этот человек,
и только он имеет право пользоваться этим сертификатом.

В модуле MCU создаются два разных сертификата:

Сертификат KSeF типа 1 — для быстрого и удобного входа в систему KSeF,
Сертификат KSeF типа 2 — для специальных режимов работы: offline24, при недоступности системы или в аварийном режиме. Он используется для отметки счетов специальным кодом, подтверждающим личность выставителя.

Сертификат KSeF необходим для отправки электронных счетов в KSeF из бухгалтерских программ и коммерческих систем.

Срок действия сертификата - не более 2 лет:

либо с даты, указанной в заявке,
либо с даты его фактической выдачи, если дата начала не была указана.

Ограничения по количеству сертификатов:

для физического лица по PESEL — максимум 2 активных сертификата и 2 запасных на будущее.

Оба типа сертификатов создаются отдельно.

Этап 3 и Этап 4. Генерация сертификатов KSeF

Сертификат KSeF - это цифровой инструмент, который подтверждает личность человека или компании.
Под подтверждением личности понимается:

Этап 4. Как сгенерировать сертификат KSeF для работы при сбоях системы

Этап 5. Как подключить программу для выставления счетов к KSeF

1. Что значит «подключить программу к KSeF»?
Это означает, что программа для выставления счетов:

отправляет счета напрямую в систему KSeF,
автоматически получает номер KSeF,
безопасно передаёт документы клиентам,
даёт бухгалтерии доступ ко всем документам без пересылки по email или мессенджерам.

Важно:
Счёт считается выставленным только в тот момент, когда он принят системой KSeF.
2. Что нужно, чтобы подключить программу к KSeF?
Для подключения необходимо:

подтверждённый доступ компании в KSeF (Profil Zaufany, квалифицированная подпись или e-dowód),
выданные права доступа,
сгенерированный сертификат KSeF или другой способ авторизации,
программа для выставления счетов, которая поддерживает KSeF (большинство популярных программ уже готовы к работе).

3. Сертификат KSeF — самое рекомендуемое решение
Если вы используете программу для выставления счетов или ERP-систему, чаще всего рекомендуется именно сертификат KSeF, потому что он:

обеспечивает постоянное автоматическое соединение с KSeF,
не требует каждый раз входить в систему вручную,
позволяет безопасно выставлять счета прямо из программы,
очень удобен для работы бухгалтерии и бухгалтерских бюро.

Сертификат KSeF создаётся бесплатно прямо в системе KSeF.

Этап 5. Как подключить программу для выставления счетов к KSeF - пошаговая инструкция

FAQ - ответы на частые вопросы по KSeF

Коротко и по делу о подключении к KSeF, доступах, сертификатах и работе с e-фактурами в вашей компании.

Что такое KSeF и зачем он нужен бизнесу?

KSeF — это национальная система электронных счетов-фактур, разработанная Министерством финансов Польши, через которую компании будут выставлять, отправлять, получать и хранить структурированные электронные фактуры в формате XML. Система упрощает документооборот, ускоряет обмен данными с налоговой и уменьшает ошибки при выставлении счетов.

С какого момента KSeF станет обязательным для всех компаний?

KSeF становится обязательным с 1 февраля 2026 года для крупных предприятий и с 1 апреля 2026 года для остальных компаний (за исключением самых мелких, для которых ввод отложен до 2027 года).

Какие способы аутентификации доступны для входа в систему KSeF?

Для входа в KSeF можно использовать: доверенный профиль (Profil Zaufany), квалифицированную электронную подпись или e-dowód (электронное удостоверение личности). После первоначальной аутентификации можно также применять сертификат KSeF для автоматического входа без ручного логина.

Кто должен выдать права доступа в KSeF бухгалтеру или сотруднику компании?

Права доступа в KSeF может выдать лицо, уполномоченное представлять компанию (например, директор или владелец) либо сотрудник с правом «управление правами» в системе (например, руководитель бухгалтерии). Это позволяет бухгалтеру выставлять фактуры и управлять документами от имени компании.

Зачем нужны сертификаты KSeF и сколько их может быть?

Сертификаты KSeF подтверждают личность или юридическое лицо в системе. Система генерирует два типа сертификатов: для обычного входа в KSeF и для работы в специальных режимах (offline или при недоступности системы). Сертификат действителен до двух лет, а физическое лицо по PESEL может иметь до 2 активных и 2 запасных.

Как подключить программу для выставления счетов к KSeF?

Чтобы подключить программу к KSeF, нужно: пройти аутентификацию в системе, выдать права доступа, получить сертификат KSeF (или другой способ авторизации) и использовать программу, поддерживающую KSeF. После этого счета будут отправляться напрямую в систему, автоматически получая номер и подтверждение приёма.