Этап 5.
Как отправлять счета в KSeF, то есть как подключить программу для выставления счетов к KSeF
Основная идея KSeF заключается в том, чтобы все счета-фактуры находились в одной системе, предоставленной Министерством финансов. Поэтому в конечном итоге все компании будут обязаны отправлять счета в эту систему.
Большинство предпринимателей будут обязаны отправлять счета в KSeF с 01.04.2026
В системе KSeF предусмотрено несколько способов отправки счетов:
1. Режим «онлайн» — выставление счетов напрямую через портал KSeF
В этом режиме предприниматель (или уполномоченный пользователь) входит напрямую в приложение KSeF (например, в Приложение налогоплательщика) и вручную выставляет счёт через форму.
- Пользователь вводит данные счёта: продавец, покупатель, позиции, ставки налога, даты.
- Система KSeF проверяет документ, сохраняет его как структурированный счёт в формате XML и присваивает ему уникальный идентификатор.
- После принятия счёта системой его можно передать покупателю.
Преимущества: не требуется отдельная программа для выставления счетов и интеграция.
Недостатки и ограничения: способ занимает много времени, так как требует каждый раз вводить все данные вручную, даже для повторяющихся счетов.
2. Интеграция с программой для выставления счетов или ERP
Второй способ - выставление счетов через интегрированную программу или ERP-систему, которая через API соединяется с KSeF.
- Пользователь выставляет счёт в коммерческой программе, программа формирует счёт в формате XML (по схеме структурированного счёта) и отправляет его в KSeF от имени налогоплательщика.
- После отправки в систему Министерства финансов KSeF проверяет документ, присваивает ему номер и возвращает подтверждение приёма (UPO).
- Благодаря этому предприниматель может автоматически выставлять счета, сводя к минимуму ручной ввод и ошибки.
Важно: Счёт считается выставленным только в момент его принятия системой KSeF.
Преимущества: автоматизация, высокая эффективность, меньше ошибок.
Недостатки: требуется, чтобы программа для выставления счетов поддерживала KSeF и была правильно настроена интеграция.
Если вам нужно сначала создать обычный счёт и получить документ PDF, воспользуйтесь нашим инструментом выставить фактуру бесплатно онлайн.
Что должен сделать предприниматель?
Предприниматели, которые используют программы для выставления счетов, должны позаботиться об их правильном подключении к системе Министерства финансов. Только корректная интеграция позволяет выставлять счета в соответствии с требованиями законодательства.
Необходимо:
- Проверить, поддерживает ли используемая программа KSeF.
- Настроить программу для выставления счетов согласно инструкции поставщика программного обеспечения.
Внимание:
KSeF 2.0, то есть рабочая (продуктивная) версия системы, будет запущена Министерством финансов 1 февраля 2026 года. Только с этой даты станет возможным подключение программы для выставления счетов.
В настоящее время доступны только демонстрационные и тестовые среды для ознакомления с системой.
